1.1 Inloggen & Authenticatie

Repair Angel v2 is een browsergebaseerd SaaS-platform. Er is geen installatie vereist — toegang verloopt via een moderne webbrowser op uw tenant-URL, doorgaans https://<uwbedrijf>.repairangel.app.

Sessie & beveiliging

Sessies blijven standaard 8 uur actief bij inactiviteit. Beheerders kunnen dit per rol aanpassen via Instellingen › Beveiliging. Alle API-aanroepen gebruiken kortlevende JWT-tokens die automatisch op de achtergrond worden vernieuwd.

1.2 Dashboardoverzicht

Het dashboard is de centrale hub direct na het inloggen. Het is volledig configureerbaar per gebruikersrol en geeft een realtime overzicht van de bedrijfsactiviteit.

Navigatiezijbalk

De linkerzijbalk groepeert alle modules in logische secties. De balk kan worden ingeklapt tot pictogramweergave. Op basis van rolgebaseerde toegangscontrole worden menu-items verborgen waarvoor de gebruiker geen toegang heeft.

1.3 Onboardingwizard

Nieuwe tenants worden bij de eerste aanmelding begeleid door de Onboardingwizard. De wizard begeleidt beheerders door de minimale configuratie die nodig is voordat het platform operationeel is.

1.4 Navigatie & Globale zoekfunctie (Cmd+K)

De Globale zoekfunctie (sneltoets Cmd+K op Mac of Ctrl+K op Windows) doorzoekt tegelijkertijd alle modules — klanten, werkorders, facturen, producten en medewerkers. Resultaten zijn gegroepeerd per entiteitstype met een voorbeeldsnippet.

Command palette

Via hetzelfde sneltoets Cmd+K opent het Command palette: een snel navigatie- en actiemenu waarmee u zonder muis kunt werken. Typ een opdracht zoals "nieuwe werkorder" of "klant zoeken" om direct te navigeren of een actie te starten.

Werkorders zijn de operationele kern van Repair Angel. Elke reparatieopdracht, inspectie of onderhoudstaak wordt geregistreerd als een werkorder (WO). Ze koppelen klanten, apparaten, onderdelen, arbeid, notities en financiën in één traceerbaar dossier.

2.1 Werkorder aanmaken

2.2 Statusworkflow

Elke werkorder doorloopt een gedefinieerde levenscyclus. Statuswijzigingen worden gelogd met tijdstempel en naam van de gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd.

2.3 Werkorderregels (onderdelen & arbeid)

Regels zijn afzonderlijke factureerbare items die aan een werkorder worden toegevoegd. Er zijn drie regeltypen:

• Onderdeel/product — koppelt aan de productcatalogus; voorraad wordt automatisch afgeschreven bij voltooiing.
• Arbeid — tijdgebonden kosten. Handmatig in te voeren of afkomstig uit een timersessie.
• Handmatig — vrije tekstomschrijving en prijs, niet gekoppeld aan een product.

2.4 Tijdregistratie

De module Klantbeheer 360° geeft een volledig, geïntegreerd beeld van elke klant: van contactgegevens en apparatenhistorie tot communicatielogs, facturen en NPS-scores — allemaal op één scherm.

3.1 Klantprofiel & tijdlijn

Elk klantrecord bestaat uit meerdere secties:

Apparaten & assets

Aan elk klantrecord kunnen meerdere apparaten/assets worden gekoppeld. Elk apparaat heeft een eigen servicegeschiedenis, garantiestatus en bijbehorende documenten.

Bedrijfsaccounts (B2B)

Bedrijven kunnen worden aangemaakt als company-accounts waaraan meerdere contactpersonen zijn gekoppeld. Facturen worden op bedrijfsniveau geconsolideerd. SLA-tiers en speciale prijslijsten zijn per bedrijf configureerbaar.

3.2 GDPR, NPS & duplicaten

GDPR-beheer

Repair Angel is volledig AVG/GDPR-compliant. Vanuit het klantprofiel kunnen beheerders:

• Een dataportabiliteitsverzoek verwerken (klantgegevens exporteren als JSON/CSV)
• Een verwijderverzoek (right to erasure) uitvoeren — anonimiseert klantgegevens terwijl WO-financiële records bewaard blijven voor fiscale doeleinden
• De verwerkingsgrondslag en toestemmingsdatum vastleggen
• Marketingtoestemmingen beheren (e-mail opt-in, SMS opt-in)

Duplicatendetectie

Het systeem herkent automatisch mogelijke duplicaten op basis van e-mailadres, telefoonnummer en naam. Bij het aanmaken van een nieuwe klant worden overeenkomstige records getoond zodat dubbelregistratie wordt voorkomen. Duplicaten kunnen handmatig worden samengevoegd via Klant › Acties › Samenvoegen met...

3.3 Importeren & exporteren

Klantgegevens kunnen in bulk worden geïmporteerd via CSV. Het systeem biedt een mappingscherm waarop u kolommen uit uw bestand koppelt aan velden in Repair Angel. Validatiefouten worden per rij gerapporteerd vóór definitieve import.

4.1 Offertes & kostenramingen

De offertemodule stelt medewerkers in staat snel professionele offertes op te stellen, te versturen en te beheren — direct vanuit een werkorder of als zelfstandig document.

Offerte aanmaken

Omzetten naar werkorder of factuur

Na goedkeuring kunt u de offerte met één klik omzetten:

• Naar werkorder — alle regels en informatie worden overgenomen; de offerte wordt als "Geaccepteerd" gemarkeerd en aan de WO gekoppeld.
• Naar factuur — directe facturatie zonder tussenliggende werkorder, geschikt voor eenvoudige dienstverlening.

Kosten­raming (intern)

Naast externe offertes ondersteunt het systeem interne kostenramingen: een berekening van verwachte kosten (inkoop, arbeid, overhead) naast de verkoopprijs. De winstmarge per offerte wordt realtime berekend en weergegeven.

4.2 Digitale handtekening

De module Digitale handtekening maakt het mogelijk om werkordercontracten, intakeformulieren en offertes rechtsgeldig digitaal te laten ondertekenen — zowel op afstand als ter plaatse.

Ondertekening ter plaatse

Bij de balie: de medewerker opent het intakeformulier of werkordercontract op een tablet of touchscreen. De klant tekent met zijn vinger of stylus in het handtekeningveld. De handtekening wordt opgeslagen als PNG en gekoppeld aan de werkorder.

Ondertekening op afstand

Via e-mail of SMS ontvangt de klant een link naar het beveiligde portaal. Na identificatie (e-mailverificatie) tekent de klant digitaal. Alle ondertekeningsmetadata (IP-adres, tijdstempel, user agent) worden vastgelegd voor juridische bewijsvoering.

5.1 3CX Telefonie-integratie

Repair Angel integreert native met het 3CX VoIP-platform. De integratie koppelt binnenkomende en uitgaande gesprekken aan klantrecords en werkorders.

Screen pop

Bij een inkomend gesprek herkent het systeem het telefoonnummer van de beller en toont automatisch een screen pop: een overlay met naam, openstaande werkorders, notities en een knop om direct naar het klantdossier te navigeren — zonder handmatig zoeken.

Belwachtrij & routing

Belwachtrijen worden geconfigureerd in 3CX en zijn zichtbaar in Repair Angel. Beheerders zien realtime welke medewerkers beschikbaar, bezet of in gesprek zijn. Oproepen kunnen worden doorverbonden vanuit de Repair Angel-interface.

Gesprekslogs

Alle in- en uitgaande gesprekken worden gelogd op het klantprofiel (tijdstempel, duur, medewerker, richting). Medewerkers kunnen direct na het gesprek een notitie toevoegen. Gesprekslogs zijn doorzoekbaar vanuit de globale zoekfunctie.

5.2 E-mail integratie

De e-mailintegratie verbindt een gedeeld postvak (bijv. support@uwbedrijf.nl) met Repair Angel. Inkomende e-mails worden omgezet in gespreksthreads die aan klanten en werkorders worden gekoppeld.

Gedeelde inbox

• Alle teamleden met e-mailtoegang zien inkomende berichten in één gecentraliseerde inbox
• Berichten kunnen worden toegewezen aan een collega met optionele notitie
• Status per bericht: Onbeantwoord, In behandeling, Gesloten
• Automatische koppeling aan klant op basis van e-mailadres

Sjablonen & opvolgreeksen

Definieer herbruikbare e-mailsjablonen met dynamische variabelen ({{klant.naam}}, {{werkorder.nummer}}, {{factuur.totaal}} enz.). Opvolgreeksen (sequences) automatiseren een serie van e-mails bij specifieke triggers, bijv. na het versturen van een offerte.

Open-tracking

Repair Angel trackt of de ontvanger de e-mail heeft geopend. Op het klantprofiel en de werkorder is zichtbaar: verzonden op, geopend op, aantal keer geopend. Dit is nuttig voor follow-up op offertes en facturen.

5.3 SMS-integratie (Twilio)

SMS-communicatie verloopt via Twilio. Er is ondersteuning voor twee-weg SMS, bulk-SMS en opt-out-beheer.

Twee-weg SMS

Klanten kunnen antwoorden op SMS-berichten. Antwoorden komen binnen in de berichtenthread van de werkorder of het klantprofiel. Medewerkers kunnen direct vanuit de interface antwoorden.

Opt-out beheer

Klanten die reageren met STOP worden automatisch uitgeschreven van alle marketing-SMS. Systeemberichten (bijv. werkorder klaarstatus) blijven doorgestuurd tenzij de klant ook daarvoor bezwaar maakt. Het opt-outstatus is zichtbaar op het klantprofiel.

Bulk SMS

Stuur gerichte SMS-campagnes naar klantsegmenten (op tag, postcode of periode). Vereist Growth of Enterprise tier. Bulkverzending heeft een configureerbaar verzendvenster om buiten werktijden te voorkomen.

De takenmodule biedt een volledig taakbeheersysteem voor teams, geïntegreerd met werkorders, klanten en agenda. Taken worden beheerd via een Kanban-bord of lijstweergave.

Kanban-bord

Het Kanban-bord toont taken in kolommen per status: Te doen, In uitvoering, In afwachting en Afgerond. Taken kunnen via drag-and-drop worden verplaatst tussen kolommen. De bordweergave is filterbaar op toegewezen medewerker, prioriteit, label of gekoppelde entiteit.

Taken aanmaken & toewijzen

Escalatie

Wanneer een taak na de vervaldatum nog niet is afgerond, wordt de status automatisch gewijzigd naar Verlopen en ontvangt de manager een escalatiemelding. Escalatieregels zijn configureerbaar per taaktype via de automatiseringsengine (zie hoofdstuk 9).

Terugkerende taken

Taken kunnen worden ingesteld als terugkerend (dagelijks, wekelijks, maandelijks of op custom cron-schema). Voorbeelden: wekelijkse voorraadcontrole, maandelijkse KPI-review, dagelijkse back-up verificatie.

7.1 Betaalverwerking (Mollie / iDEAL)

Repair Angel integreert met Mollie als betaalprovider, met ondersteuning voor iDEAL, creditcard, Bancontact, SEPA en meer. Betalingen kunnen worden aangevraagd vanuit elke factuur.

Betalingsportaal

Bij het versturen van een factuur per e-mail wordt automatisch een betaalknop bijgevoegd die de klant naar een veilige betaalpagina leidt. Na betaling wordt de factuurstatus automatisch bijgewerkt naar Betaald en ontvangt de klant een betalingsbevestiging.

Automatisch afboeken

Voor terugkerende klanten of abonnementen kan automatisch incasso worden ingesteld via SEPA-machtiging. Mollie verwerkt de incasso op de ingestelde vervaldatum. Mislukte incasso's genereren automatisch een taakopdracht voor de boekhouder.

Betalingsterminals

PIN-betalingen via gekoppelde Mollie-terminal worden direct verwerkt en gekoppeld aan de bijbehorende factuur. De baliemedewerker hoeft het bedrag niet handmatig in te voeren — het systeem stuurt het bedrag automatisch door naar de terminal.

7.2 Geavanceerde facturatie

Creditnota's

Creditnota's kunnen worden aangemaakt vanuit een bestaande factuur. Selecteer welke regels u wilt crediteren (volledig of gedeeltelijk). De creditnota wordt automatisch verrekend met openstaande bedragen van dezelfde klant.

Terugkerende facturen

Stel automatisch terugkerende facturen in voor onderhoudscontracten, abonnementen of huurovereenkomsten. Configureer: interval, startdatum, einddatum (of onbepaald), betalingstermijn en automatisch versturen. Terugkerende facturen worden aangemaakt in de achtergrond en zijn direct zichtbaar in de factuurlijst.

Betalingsherinneringen

Automatische betalingsherinneringen worden geconfigureerd via Instellingen › Facturatie › Herinneringsschema:

• Eerste herinnering — vriendelijk, X dagen na vervaldatum (standaard: 7)
• Tweede herinnering — formeler, standaard 14 dagen na vervaldatum
• Aanmaning — met incassodreiging, standaard 30 dagen na vervaldatum

SnelStart-synchronisatie

Facturen, creditnota's en betalingen worden automatisch gesynchroniseerd met SnelStart via de SnelStart API. Synchronisatie verloopt realtime of in batches (configureerbaar). Debiteuren in SnelStart worden automatisch aangemaakt op basis van klantgegevens in Repair Angel.

8.1 Garantiebeheer

De garantiemodule beheert garantieperioden per uitgevoerde dienst of vervangen onderdeel, verwerkt garantieclaims en genereert automatisch garantiewerkorders.

Garantieconfiguraties per dienst

Per diensttype of productcategorie kunt u een standaard garantieperiode instellen (bijv. 3 maanden op schermreparatie, 12 maanden op batterijvervanging). Garantieperioden starten automatisch vanaf de sluitdatum van de werkorder.

Garantieclaims

Garantierapportage

Beheerders kunnen rapportages genereren op: percentage garantieclaims per monteur, meest voorkomende garantieredenen, gemiddelde garantieperiode benutting, en kosten van garantiereparaties per periode.

8.2 SLA-beheer

Service Level Agreements (SLA's) definiëren de responsetijd en doorlooptijden die zijn overeengekomen met B2B-klanten of intern vastgesteld.

SLA-tiers

Definieer meerdere SLA-niveaus via Instellingen › SLA › Nieuw SLA-tier:

SLA-toewijzing aan klanten

SLA-tiers worden toegewezen aan individuele klanten of bedrijfsaccounts. Zodra een werkorder wordt aangemaakt voor een klant met een SLA, start de SLA-klok automatisch. De resterende tijd is zichtbaar in de werkorderlijst als kleurgecodeerde balk (groen → oranje → rood).

Overschrijdingsdetectie & meldingen

Het systeem monitort continu alle actieve SLA-klokken. Bij drempelwaarden (bijv. 75% van de oplostijd verstreken) worden automatisch meldingen verzonden naar de verantwoordelijke medewerker en manager. Bij daadwerkelijke overschrijding wordt een escalatietaak aangemaakt.

9.1 BI Dashboard

Het Business Intelligence Dashboard biedt uitgebreide rapportages en inzichten op basis van alle data in het systeem. Beschikbaar via Rapportages › BI Dashboard.

Omzetrapportage

Overzicht van gefactureerde omzet per periode, uitgesplitst naar dienst, monteur, klant, locatie of productcategorie. Vergelijk maand-over-maand en jaar-over-jaar trends.

Doorlooptijdanalyse

Gemiddelde doorlooptijd per werkordertype, per monteur en per status­fase. Identificeer bottlenecks: welke fase kost het meeste tijd? Visualisatie via staaf- en trechterdiagrammen.

Monteursprestaties

Per monteur: aantal voltooide werkorders, gemiddelde doorlooptijd, garantieclaimpercentage, klantbeoordeling (NPS) en gefactureerde uren vs. aanwezige uren.

DSO (Days Sales Outstanding)

De DSO-meter toont het gemiddeld aantal dagen tussen factuurverzending en betaling. Trends worden visueel weergegeven. Een hoge DSO wijst op cashflowrisico's.

Verouderde debiteuren

Aging-rapport: openstaande facturen gegroepeerd in buckets (0–30 dagen, 31–60 dagen, 61–90 dagen, 91+ dagen). Klikbaar — vanuit het rapport kunt u direct een herinnering versturen of een taak aanmaken.

Custom dashboards (Enterprise)

Enterprise-gebruikers kunnen aangepaste dashboards bouwen met de drag-and-drop rapportbuilder. Kies uit 40+ widget-typen en definieer eigen berekende velden via de formule-editor.

9.2 Notificatie & Automatiseringsengine

De automatiseringsengine stelt u in staat workflows te automatiseren zonder programmakennis. Beschikbaar via Instellingen › Automatisering › Regels.

Regelopbouwer

Elke automatiseringsregel bestaat uit drie onderdelen:

• Trigger — wanneer wordt de regel geactiveerd? (bijv. "Werkorder status gewijzigd naar Klaar voor afhaling")
• Conditie — optionele filter (bijv. "Alleen als prioriteit = Urgent")
• Actie — wat moet er gebeuren? (bijv. "Stuur SMS naar klant met sjabloon Klaar")

Beschikbare triggers

Beschikbare acties

• E-mail versturen (met sjabloon)
• SMS versturen (met sjabloon)
• Taak aanmaken (met toewijzing en prioriteit)
• Werkorderstatus wijzigen
• Tag toevoegen aan klant
• Notificatie sturen naar medewerker (in-app)
• Webhook aanroepen (externe systemen)

10.1 Multi-locatie & filialen

De multi-locatiemodule stelt organisaties met meerdere vestigingen in staat al hun filialen vanuit één centrale omgeving te beheren. Beschikbaar op Enterprise-tier.

Filiaalcapaciteit

Per filiaal wordt de capaciteit gedefinieerd op basis van het aantal beschikbare monteurs en werkplekken. Het dashboard toont realtime de bezettingsgraad per locatie. Werkorders kunnen inter-filiaal worden overgedragen wanneer een locatie overbelast is.

Werkordertoewijzing per locatie

Bij het aanmaken van een werkorder wordt automatisch de locatie van inname geselecteerd. Managers kunnen werkorders handmatig herroepen naar een andere locatie. Rapportages en dashboards zijn filterbaar per filiaal of weergegeven als geconsolideerde totaalweergave.

10.2 Agenda & capaciteitsplanning

De agendamodule combineert een monteurskalender met een online boekingswidget voor klanten.

Monteurskalender

Elke monteur heeft een persoonlijke agenda die zichtbaar is voor managers. Afspraken worden ingepland op basis van beschikbaarheid (rooster, verlof, reeds geplande werkorders). Conflicten worden gedetecteerd en gemarkeerd. De kalender synchroniseert met Google Calendar en Outlook (Enterprise).

Online boekingswidget

Integreer een boekingswidget op uw website met één script-tag. Klanten selecteren de gewenste dienst, voorkeursdatum en monteur. De boeking wordt direct als werkorder aangemaakt in Repair Angel, met status Nieuw. Bevestigingsmail en herinneringen worden automatisch verstuurd.

10.3 Intake & uitgifte

De intakemodule digitaliseert het volledige ontvangst- en uitgifteproces van apparaten, inclusief conditiebeoordeling, handtekeningen en verzendbeheer.

Conditiebeoordeling bij intake

Bij ontvangst van een apparaat documenteert de medewerker de conditie op een gestandaardiseerd intakeformulier: schade-annotatie op een apparaatafbeelding, aangevinkte checklist, foto's. Dit beschermt het bedrijf juridisch bij schade­claims.

Digitale handtekening bij intake

De klant tekent direct het intakecontract (reparatieovereenkomst, geschatte kosten, garantiebepalingen) op de tablet. Zie ook Module 4 (Digitale handtekening, hoofdstuk 4).

DHL / PostNL verzendintegratie

Voor reparaties op afstand genereert het systeem automatisch verzendetiketten via de DHL of PostNL API. Track-and-trace-nummers worden aan de werkorder gekoppeld. Statussen worden automatisch bijgewerkt zodra het pakket door de vervoerder is gescand.

10.4 Onderdelen & leveranciersbestellingen

De onderdelenmodule beheert het bestellen van onderdelen direct vanuit een werkorder, met volledige backordertracking.

Bestellen vanuit werkorder

Backorder tracking

Onderdelen die niet direct leverbaar zijn worden als backorder geregistreerd. Het systeem toont een overzicht van alle actieve backorders met verwachte leverdatum, gekoppelde werkorder en klant. Klanten kunnen via het portaal de status van hun backorder volgen.

Het Klantportaal is een beveiligde, merkloze webomgeving waar klanten zelfstandig hun reparatietraject kunnen volgen en beheren — 24/7, zonder tussenkomst van medewerkers.

Toegang tot het portaal

Klanten ontvangen automatisch een portaaluitnodiging bij de eerste werkorder. Toegang verloopt via een persoonlijke link (magic link) of een account met e-mailadres en wachtwoord. Geen app-installatie vereist — het portaal is volledig responsief.

Functionaliteiten

Portaaltoegang instellen

Beheerders configureren het portaal via Instellingen › Klantportaal:

• Eigen logo en merkkleur instellen
• Aangepast domein koppelen (bijv. portaal.uwbedrijf.nl)
• Functies per segment aan- of uitzetten (bijv. aanmeldformulier alleen voor B2B-klanten)
• Welkomstbericht en FAQ-tekst aanpassen
• Portaallink handmatig delen via SMS of e-mail met één klik

Portaalstatistieken

Via Rapportages › Klantportaal ziet u: aantal actieve portaalgebruikers, percentage online betaalde facturen, en meest gebruikte portaalfuncties. Dit helpt bij het meten van de adoptiegraad en het reduceren van telefonische klantvragen.

Productbeheer

Alle onderdelen, verbruiksmaterialen en verkoopproducten worden beheerd in de productcatalogus. Elk product heeft: SKU, EAN-barcode, omschrijving, inkoopprijs, verkoopprijs, BTW-categorie, minimumvoorraad en leveranciersinformatie.

Voorraadbeheer

Voorraadmutaties worden automatisch vastgelegd bij:

• Toevoegen van een onderdeel aan een werkorderregel (reservering)
• Afsluiten van een werkorder (definitieve afschrijving)
• Ontvangst van een inkooporder
• Handmatige correctie (met verplichte reden)
• Inventarisatietelling

Minimumvoorraad & besteladvies

Stel per product een minimumvoorraad in. Het systeem genereert automatisch een besteladvieslijst wanneer de voorraad onder het minimum daalt. Deze lijst kan met één klik worden omgezet naar inkooporders per leverancier.

WMS — Ontvangst & opslag

De Warehouse Management System (WMS) functies begeleiden magazijnmedewerkers door gestructureerde ontvangst- en opslagtaken:

Picklijsten

Bij het verwerken van werkorders genereert het systeem automatisch picklijsten voor de magazijnmedewerker. De picklijst toont: werkordernummer, klant, benodigde onderdelen, bin-locaties en hoeveelheden. Afvinken per artikel met barcode-scanner of handmatig.

Medewerkerbeheer

Medewerkerrecords bevatten: persoonlijke gegevens, functie, afdeling, contracttype, uurtarief (voor tijdregistratie), toegewezen rol en modulerechten, en aanwezigheidsoverzicht.

Verlof & verzuim

Medewerkers dienen verlofaanvragen in via het systeem. De aanvraag wordt ter goedkeuring doorgestuurd naar de manager. Goedgekeurd verlof blokkeert automatisch de beschikbaarheid in de agendamodule zodat planners geen conflicten maken.

Roosterplanning

De shift-planner toont een weekoverzicht van alle medewerkers met hun geplande diensten. Managers kunnen diensten aanpassen via drag-and-drop. Het systeem bewaakt CAO-regels (maximale werkuren per week, verplichte rustperiodes) en geeft waarschuwingen bij overtredingen.

Capaciteitsoverzicht

Het capaciteitsoverzicht toont per dag de beschikbare capaciteit (FTE) versus geplande werkbelasting (werkorders + afspraken). Dit helpt managers tijdig extra capaciteit in te plannen of werkorders te herverdelen.

Salarisadministratie

Repair Angel registreert gewerkte uren en overwerkuren per medewerker. Deze gegevens kunnen worden geëxporteerd als salarisrapport (CSV/PDF) compatibel met gangbare salarissoftware (AFAS, Visma, Nmbrs). Directe API-koppeling is beschikbaar op Enterprise-tier.

Grootboek (dubbel boekhouden)

Repair Angel ondersteunt volledig dubbel boekhouden conform de Nederlandse en Belgische boekhoudkundige normen. Elk financieel document (factuur, creditnota, betaling) genereert automatisch de bijbehorende journaalboekingen.

BTW-aangifte

Het BTW-rapport genereert een overzicht conform het Nederlands BTW-aangifteformulier (OB). Rubrieken 1a t/m 5e worden automatisch ingevuld op basis van de gefactureerde en ontvangen BTW. Het rapport is exporteerbaar als PDF voor uw accountant of direct indiening via SBR/Digipoort (Enterprise).

Bankafschriften importeren

Importeer bankafschriften in CAMT.053, MT940 of OFX-formaat. Het systeem matcht automatisch betalingen aan openstaande facturen op basis van bedrag, datum en betalingskenmerk. Ongematchte regels worden aangeboden voor handmatige koppeling.

SnelStart-synchronisatie

De SnelStart-integratie synchroniseert bidirectioneel:

• Facturen en creditnota's van Repair Angel naar SnelStart
• Betalingen van SnelStart terug naar Repair Angel
• Debiteuren en crediteuren automatisch aangemaakt
• Grootboekrekeningen gemapped via configuratiescherm

Terugkerende facturen

Zie ook Hoofdstuk 7.2. Terugkerende facturen worden zichtbaar in het boekhoudmodule als gepland te verwerken items, zodat de boekhouder de verwachte kasinstroom kan plannen.

DSO & verouderde debiteuren

Het debiteuren­overzicht toont alle openstaande facturen met vervaldatum, aantal dagen te laat en toewijzing per medewerker (accountmanager). Vanuit dit overzicht kunt u in bulk herinneringen versturen of facturen doorzetten naar incasso.

15.1 Rollen en rechten per functie

Repair Angel gebruikt een rolgebaseerd toegangssysteem (RBAC). Elke gebruiker krijgt één of meerdere rollen toegewezen. De rol bepaalt welke modules zichtbaar zijn, welke acties zijn toegestaan en welke rapportages beschikbaar zijn.

Standaard rollen

Aangepaste rollen

Naast de standaard rollen kunnen beheerders aangepaste rollen aanmaken via Instellingen › Gebruikers › Rollen › Nieuw. Per module en per actieniveau (lezen, aanmaken, bewerken, verwijderen) kan toegang worden in- of uitgeschakeld.

15.2 Tutorialssysteem

Repair Angel beschikt over een ingebouwd tutorialssysteem dat nieuwe gebruikers begeleid door de werking van het systeem via interactieve stap-voor-stap rondleidingen.

Tutorials aan- en uitzetten per rol

Beheerders kunnen via Instellingen › Tutorials & Onboarding per rol bepalen welke tutorials worden getoond:

• Selecteer de rol (bijv. "Monteur")
• Vink de gewenste tutorial-modules aan of uit (bijv. "Werkorder verwerken", "Tijdregistratie")
• Stel in of tutorials automatisch starten bij eerste login of alleen op aanvraag
• Reset tutorials voor individuele gebruikers via het gebruikersbeheer

Tutorial hervatten

Gebruikers kunnen elke tutorial opnieuw starten via Help › Tutorials in het navigatiemenu. Voltooide tutorials zijn gemarkeerd met een vinkje; openstaande tutorials worden bovenaan getoond.

Organisatie-instellingen

Bereikbaar via Instellingen › Organisatie. Hier configureert de beheerder het bedrijfsprofiel (logo, adresgegevens, BTW-nummer, IBAN, taal, tijdzone, valuta), factuursjablonen, betalingstermijnen en het e-maildomein voor uitgaande berichten.

Integraties

API-tokens

Beheerders kunnen API-tokens aanmaken via Instellingen › API & Webhooks › Nieuw token. Stel per token in: naam, scopes (lees/schrijf per module), vervaldatum en IP-whitelist. Tokens worden slechts eenmaal getoond bij aanmaken — sla ze veilig op.

Printers

Ondersteunde printerconfiguraties: A4 (facturen, werkorders, rapporten) en thermische printer voor labels (Zebra, Brother). Configureer via Instellingen › Printers. Per document­type kiest het systeem automatisch de geconfigureerde printer.

Auditlog

Alle systeemacties worden gelogd in het auditlog: gebruiker, actie, tijdstempel, voor- en nawaarde. Het auditlog is doorzoekbaar en exporteerbaar. Bewaartermijn: 30 dagen (Starter), 1 jaar (Growth), 7 jaar (Enterprise).

Back-up & herstel

Repair Angel maakt dagelijks automatische back-ups van alle tenant­gegevens. Beheerders kunnen via Instellingen › Back-up de back-upgeschiedenis inzien. Op Enterprise-tier is point-in-time recovery beschikbaar tot 30 dagen terug. Handmatige gegevensexport is altijd beschikbaar via Instellingen › Export.

De AI Reparatie Assistent is een ingebouwde intelligente hulpfunctie die monteurs en medewerkers ondersteunt bij het stellen van diagnoses en het formuleren van reparatieadviezen. De assistent maakt gebruik van de OpenAI API en is direct beschikbaar vanuit het werkorderproces.

Hoe de AI-assistent werkt

De assistent stuurt apparaatgegevens en klachtomschrijving naar de OpenAI API en ontvangt een gestructureerde set diagnose­suggesties terug. Elke suggestie is voorzien van een betrouwbaarheidsscore (Hoog, Gemiddeld of Laag) zodat de monteur snel de meest relevante richting kan kiezen. De communicatie verloopt volledig via een beveiligde server-side proxy — de API-sleutel wordt nooit naar de browser gestuurd.

AI Advies starten vanuit een werkorder

Betrouwbaarheidsbadges

Diagnosekosten configureren

Wanneer de AI-assistent wordt gebruikt, kunnen automatisch diagnosekosten in rekening worden gebracht. Configureer dit via Instellingen › AI Configuratie:

• Schakel Diagnosekosten inschakelen in of uit
• Stel het bedrag in (excl. BTW)
• Koppel een belastingtarief (zie Hoofdstuk 18)
• Kies of de kosten automatisch als werkorderregel worden toegevoegd

Wanneer AI "niet repareerbaar" aangeeft

In sommige gevallen geeft de AI-assistent aan dat een apparaat waarschijnlijk niet economisch repareerbaar is. Dit oordeel is gebaseerd op de combinatie van klachtomschrijving, apparaattype en bekende kostenpatronen. De assistent toont dan:

• Een duidelijke melding: "Op basis van de opgegeven informatie is dit apparaat mogelijk niet economisch repareerbaar."
• Een korte onderbouwing (geschatte reparatiekosten vs. vervangingswaarde)
• Een suggestie om de klant te adviseren over vervanging of recycling

Repair Angel beheert BTW-tarieven centraal zodat alle producten, diensten en factuurregels consistent worden belast. Bij het aanmaken van een nieuwe tenant worden standaardtarieven automatisch aangemaakt.

Standaard BTW-tarieven

Bij inrichting van de omgeving worden de volgende tarieven automatisch aangemaakt:

Tarieven beheren

Navigeer naar Instellingen › Belastingtarieven voor het beheer van alle tarieven.

Tarief koppelen aan producten en diensten

Elk product en elke dienst heeft een eigen BTW-tarief-instelling:

• Ga naar Producten & Diensten › [product/dienst bewerken]
• Selecteer het gewenste BTW-tarief in het veld Belastingtarief
• Sla op — het tarief wordt voortaan automatisch toegepast bij toevoeging aan werkorderregels en factuurregels

Standaard tarief instellen

Het standaard belastingtarief wordt gebruikt wanneer bij een nieuw product of nieuwe dienst geen expliciet tarief is opgegeven. Stel dit in via Instellingen › Belastingtarieven › Standaard instellen (klik op het ster-icoon naast het gewenste tarief).

Prijsafspraken stellen u in staat om voor individuele klanten afwijkende tarieven te hanteren voor specifieke diensten. Dit is met name nuttig voor zakelijke klanten met raamcontracten of vaste prijsafspraken.

Particulier vs. zakelijk

Repair Angel maakt onderscheid tussen particuliere en zakelijke klanten:

Prijsafspraken aanmaken

Prijsafspraken kunnen per klant en per dienst worden vastgelegd:

Digitaal ondertekenen van prijscontract

Nadat een prijsafspraak is aangemaakt, kan het contract digitaal worden ondertekend via het ingebouwde handtekening-canvas:

• Klik op Ter ondertekening versturen — de klant ontvangt een beveiligde link per e-mail
• De klant opent de link en plaatst een handtekening via het touch- of muisvriendelijk canvas
• Na ondertekening wordt het contract opgeslagen als PDF en gekoppeld aan zowel de klant als de prijsafspraak
• De status verandert naar Ondertekend en de afspraak wordt direct actief

Popup bij werkorder aanmaken

Wanneer een werkorder wordt aangemaakt voor een klant waarvoor een actieve prijsafspraak bestaat voor de geselecteerde dienst, toont het systeem automatisch een popup:

Klik op Toepassen om de afgesproken prijs automatisch in te vullen op de werkorderregel.

Prijsafspraken inzien

Een overzicht van alle actieve en verlopen prijsafspraken is beschikbaar via Operations › Prijsafspraken. Filter op klant, dienst, status of geldigheidsperiode. Exporteer de lijst als CSV of PDF via de exportknop rechtsboven.

Repair Angel biedt een centrale Integraties Hub van waaruit alle externe koppelingen worden beheerd. Elke integratie heeft een eigen configuratiepagina met verbindingsinstellingen, statuscontrole en een testfunctie.

Integraties Hub

Navigeer naar Systeem › Integraties om de Integraties Hub te openen. U ziet een overzicht van alle beschikbare integraties met hun huidige verbindingsstatus (verbonden / niet verbonden / fout).

Beschikbare integraties

Repair Angel ondersteunt de volgende 13 integraties:

Verbinding testen

Elke integratie heeft een Verbinding testen knop op de configuratiepagina. Gebruik deze knop nadat u de gegevens heeft ingevuld om te bevestigen dat de koppeling correct werkt. Het systeem toont een groen vinkje bij succes of een gedetailleerde foutmelding bij een probleem.

UPS — Specifieke configuratie

De UPS-integratie maakt gebruik van de UPS Developer API (OAuth 2.0). De volgende gegevens zijn vereist:

Naast de organisatiebrede communicatie-instellingen kunnen in Repair Angel ook per medewerker individuele telefoon- en e-mailconfiguraties worden vastgelegd. Zo kan elke medewerker vanuit zijn eigen nummer bellen en vanuit zijn eigen e-mailadres communiceren met klanten.

Beheer via Systeem › Medewerker Instellingen

Navigeer naar Systeem › Medewerker Instellingen en selecteer een medewerker uit de lijst. De pagina toont twee tabbladen: Telefoon en E-mail.

Telefoonconfiguratie per medewerker

Per medewerker kunnen de volgende telefoongegevens worden ingesteld:

E-mailaccount per medewerker

Elke medewerker kan een eigen uitgaand e-mailaccount configureren. Repair Angel ondersteunt drie methoden:

Test e-mail versturen

Na het instellen van het e-mailaccount kan de configuratie worden geverifieerd via de testfunctie: